Thông thường, khi bắt tay cho một thực đơn, việc quan trọng bạn cần biết số lượng khách hàng là bao nhiêu, những dạng khách nào, nam hay nữ, tầng lớp, nghề nghiệp, vùng miền, tôn giáo, tuổi tác… các thông tin này càng chi tiết càng tốt.
Hãy đảm bảo rằng tất cả các thực khách sẽ thực sự thoải mái với những gì bạn đang phục vụ họ.
Bên cạnh đó nắm được số lượng và đối tượng khách hàng cũng giúp bạn lên chi tiết các món ăn, số lượng món ăn và các khâu chuẩn bị tiếp theo được kỹ càng
Chú ý đến chất lượng món ăn:
Các món ăn buổi tiệc phải tạo nên sự hài hòa trong khẩu vị, có nghĩa là đáp ứng được số đông khẩu vị của các vị khách mời. Người chế biến các món ăn cũng là người hiểu biết đảm bảo việc bảo quản thực phẩm được lưu giữ nhiều dinh dưỡng, chất lượng nhất. Các món ăn chế biến được làm sạch sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn, không có các món ăn kỵ nhau. Đặc biệt không nên có những món ăn lạ, hoặc xúc phạm đến văn hóa của những thực khách tham dự. Yếu tố trang trí món ăn và sắp xếp vị trí cho các món cũng phải được đặt lên hàng đầu. Bên cạnh đó, bạn cần chú ý đến số lượng thực khách và số lượng các món ăn để cân đối và chuẩn bị sao cho hợp lý.
Thông thường, căn cứ vào tính chất, mục đích và đối tượng tham dự event mà các nhà tổ chức sự kiện sẽ cân nhắc lựa chọn đồ uống sao cho phù hợp nhất. Nếu bạn tổ chức một hội thảo khách hàng, hội nghị cuối năm thì thức uống ưu tiên có thể là đồ uống có cồn như bia, rượi hay cocktail,..
Tuy nhiên, cũng cần cân đôi với ngân sách của sự kiện để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Bố trí không gian ăn uống hợp lý
Không gian tiệc ăn uống cần được đảm bảo thông thoáng, và dễ di chuyển cho dù là tiệc buffet hay tiệc ăn theo mâm. Tùy vào tính chất của bữa tiệc, các bạn có thể quyết định đến cách bài trí chỗ ngồi trên bàn tiệc (đối với tiệc ngồi). Có thể ghi rõ tên của khách mời từng chỗ ngồi hoặc không. Tuy nhiên, một điều cần lưu ý là các bàn tiệc nhất định phải đánh số để tiện lợi cho việc phục vụ. Nếu sự kiện chia làm nhiều buổi, nhiều lần phải tăng số lượng người phục vụ, thưởng thêm để có được thái độ phục vụ tốt nhất.